Online Team Etiquette. Heb jij die al?

Online Team Etiquette. Heb jij die al?

Sinds maart van dit jaar ontmoeten we elkaar via schermpjes met nét-niet-echt-oogcontact en ieder vanuit zijn eigen zelf ontworpen werkomgeving. Deze tijd heeft de kantoortijgers uitgedaagd zich weer te stretchen en van de veilige tak uit de boom te komen. Ieder heeft hierin zijn eigen uitdagingen, maar het vraagt ook iets in gezamenlijkheid. Het vraagt om: Online Team Etiquette.

Waarom Team Etiquette?

Er is veel te vinden over de voor- en nadelen van werken op afstand. Inmiddels is ook wetenschappelijk onderzocht wat al dat online werken met ons brein doet en met onze energie. De ontwikkelaars van software voor werken op afstand komen steeds weer met creatieve oplossingen die het nóg natuurlijker maken. Inmiddels kunnen we via Microsoft Teams in een virtuele collegezaal zitten en wordt de stand van onze ogen gecorrigeerd zodat het natuurlijker overkomt. Al deze technologische mogelijkheden zijn fantastisch, maar er gaat een vraag aan vooraf. Een vraag die altijd al relevant was voor teams, maar nu opnieuw gesteld mag worden: Hoe willen wij werken?

Zoveel mensen, zoveel wensen 

Ik hoor veel verschillende ervaringen van mensen over werken in deze tijd. Zeker wanneer men gewend was vanuit een kantoor te werken en daar de collega’s te ontmoeten. Sommigen kunnen niet wachten tot alles weer normaal is. Anderen willen nooit meer terug naar kantoor. En alles wat daar tussen zit, is er ook. Hoe ga je als team om met deze verschillen? Wat betekent dat op de korte termijn en op de lange termijn? Hoe inclusief is jullie werkomgeving? Een ‘volwassen’ team is zich bewust van het belang dat alle stemmen gehoord worden. Investeren jullie in deze tijd voldoende in de ontwikkeling van het team?

Maak het bespreekbaar

Allereerst is het belangrijk dat er ruimte is om dit bespreekbaar te maken. Wat leeft er in het team? Mag alles gezegd worden en wordt alles gehoord? Als de minderheid behoefte heeft aan persoonlijk contact en weer op kantoor wil afspreken, maar de meesten het online vergaderen wel prima vinden, wat wordt dan de norm? En welke effecten of consequenties heeft dat? Zijn jullie je daar als team voldoende bewust van?

Nog even op afstand – maak bewuste keuzes

Voorlopig werken we nog even op afstand. De ervaring leert dat je niet de oude manier van werken 1-op-1 kunt meenemen naar de virtuele omgeving. Inmiddels merken mensen dat sommige zaken online veel sneller en efficiënter besproken kunnen worden en andere zaken lastig op afstand te regelen zijn. Maar bespreek je dit ook bewust en doe je er vervolgens iets mee? Zijn er al afspraken gemaakt over hoe lang vergaderingen duren? Dat je bijvoorbeeld altijd even 10 of 15 minuten vrij houdt tussen vergaderingen? Is er een maximum aantal vergaderingen per dag afgesproken of werkt dat bij jullie juist niet? En wat als mensen meerdere rollen hebben, waardoor ze lid van verschillende teams zijn? Hoe zorg je dan dat je agenda niet vol loopt met afspraken waardoor je geen tijd meer hebt voor de nodige bio-breaks? Om maar niet te spreken van het eigenlijke werk wat je moet doen buiten de afspraken om. Voor je het weet ben je buiten je reguliere werktijden aan de slag om alles weg te werken of verwachten collega’s dat je altijd maar bereikbaar bent. Hier goed over in gesprek gaan als team is belangrijk. Als je dit niet doet, is er kans op veel verborgen energieverlies. Zorg dus dat je komt tot afspraken waar iedereen zich prettig bij voelt. Afspraken die je regelmatig evalueert en bijstuurt indien nodig. Noem het Team Etiquette zo je wilt. Een bewuste keuze over hoe jullie willen werken om iedereen fit en gezond aan het werk te houden.

Reflecteer en leer

Reflecteren op hoe het gaat is belangrijk om een antwoord te vinden op de vraag: Hoe willen wij werken? Een vergadering die eerst een uur nodig had, kan met de goede voorbereiding en duidelijke afspraken nu misschien in een half uur gedaan worden. Andere zaken hoeven helemaal niet besproken te worden, die kunnen via mail afgestemd worden. Door continu te blijven reflecteren en leren, investeer je in de teamvolwassenheid. Een volwassen team is in staat om zich zo te organiseren dat snel ingespeeld kan worden op veranderingen. Dus of er nou een tweede golf komt of we straks weer terug naar kantoor kunnen? Zorg dat jouw kantoortijgers ook in de jungle overleven en zich lenig kunnen aanpassen aan wat zich straks weer aandient.

Werken aan jouw Team Etiquette?

Wil jij investeren in je team? Groeien in teamvolwassenheid met als resultaat misschien wel jullie eigen Team Etiquette waar je zelf mee aan de slag kunt? Kan je daar wel wat hulp bij gebruiken van een ervaren teamcoach? Neem vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden voor teamontwikkeling. Dat kan virtueel of netjes op 1,5 meter afstand in een inspirerende omgeving.